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フィリピン人採用の手続き概要と流れ
この手続きは頻繁にするものではなく、また実務を進めながら理解すればよいことも多いので、ざっと理解して頂ければと思います。全体の流れを右の法務省の資料で確認することが出来ます。資料のタイトルが「特定技能」となっていますが、基本的にどの資格でも一緒ですので、問題ありません。➡️手続きの流れ
また、この様な細かいことの前に、全体をざっと把握したいと思われる場合は、このホームページの右をご覧下さい。➡️外国人の採用を検討中の皆様へ
１ 求人票発行（雇用者が作成）
通常、日本人採用の時に使うものと同じもので結構です。募集時に公表する内容はお話を聞きつつ整理するとして、まずは担当して欲しい仕事の全容、必要な能力、待遇などをもれなく記載して下さい。一部口頭でも結構です。待遇は、POLO申請で正確な情報が必要になりますので、社員用カレンダー、シフト計画等あればお知らせ下さい。
それらの情報に基づいて、入管審査上問題ないか、POLO申請上問題ないか、人材確保の可能性等について弊社内でまず検討します。審査が十分通り、人材確保の可能性がありと判断されたら次のステップ２に進みます。
２ 必要となる資料のご提供（雇用者）と作成（弊社）
雇用者と弊社と共同で人材募集採用活動の開始をPOLOに申請します。その際パートナーとしてフィリピンの人材会社が必要です。➡️フィリピンの人材会社の使用パートナー会社は弊社で紹介できますが、すでに指定したい人材会社があれば、その会社でも問題ありません。
パートナーは雇用会社１社に付き１社のみとなっておりますので、お気をつけ下さい。稀かと思いますが、すでに１回ある人材会社を通じてフィリピン人を採用したことがあり、今回はその人材会社と違う人材会社を通じてフィリピン人を採用したい場合は、以前の会社との契約解除をし、POEAに認可の取り消しを申請をする必要があるのでご注意下さい。
人材募集採用活動の許可申請には各種の書類が必要ですが、最も重要なものが「人材募集契約書（公証付き）」と「雇用契約書（まだ非雇用者の固有名詞はなし）」です。この契約書は審査が結構厳しく、書類審査後の最終段階では、英語による雇用者への面接があります。雇用会社のどなたかがP O L Oに行く必要があります。（入管審査以上の難関です。）多くの書類は、雇用者に準備して頂いた資料、情報を元にフィリピンの人材会社が作成します。必要なサポートを弊社が行います。基本的に全て英語です。これらに関する一連の手続きを、このホームページでは「POLO手続き」とよんでいます。以下にPOLO提出資料を説明します。
- a 求人依頼書 Manpower Request
どんな職の人を何人欲しいかを示す「表紙」のようなものです。求人票を元に弊社で作成します。 - b 雇用契約書 Recruitment Agreement
POLO指定の書式で、本人（被雇用者）と雇用者間の契約書で、契約内容は、給料、賞与、休日、保険、雇用期間の他住居、食事の提供の有無、負担額などです。光熱費の負担有無などの項目もあります。POLO申請時点では、募集活動前なので、非雇用者はまだ決まってので、この契約書のこの時点でのサインは雇用者のもののみです。（採用時にはこれを使用する必要があります。） - c 手当、控除等を含む給与明細 Salary Scheme
雇用契約書に記載の給与等だけでなく保険料、税金の控除見込み額などを記載し、本人に手取りとしていくら入るかの明示が必要です。 - d 業務内容説明書 Duties & Responsibilities of the worker
本人が行う業務を出来るだけ詳しく書くことが求められています。日本人雇用の場合ですと、技術職とか営業職というような区分で、配属先は入社後とか半年の研修後とかの場合もありますが、POLOは「どんな仕事をするのか」に関心を持っており、細くチェックします。 - e 人材要件書（求める資格等）Required Criteria/Qualifications
職務経験、大学での専攻、日本語能力などの記載が求められます。 - f 人材募集紹介契約書 Recruitment Agreement
募集及び採用について遵守すべきこと事項についての誓約書のようなもので、POLO申請資料の中でも雇用契約書と共に最も重要なものです。遵守すべき項目がPOEAのガイドラインにありますので、それをベースにフィリピンの人材会社が準備します。この契約書には、「被雇用者に手続き費用、渡航費用などを負担させてはならないこと」「万一の重大疾患等の際の対処法」などの記載がありますので注意が必要です。雇用会社代表のサイン、捺印とフィリピンの人材会社の代表がサインしますが、それだけでなく、公証人役場の公証が必要です。２万円程度を公証役場に払う必要があります。詳細は、手続きの際にお知らせします。 - g 登記簿謄本 英訳付き
日本語版と英語版が必要です。必要なら弊社で英訳します。 - h 会社概要 Company Profile パンフレット
パンフレットや会社概要を書いたものを頂き、弊社で英語版を作成します。 - i 雇用者（会社代表）のパスポートコピー（カラー）
- k フィリピンの人材会社の認可証、代表者のパスポートコピー（カラー）
以上をPOLOに郵送します。それにより通常約２週間程度の審査が始まり、場合によりメール等で雇用者に問い合わせが入ります。
３ POLOでの書類審査と面談
書類の提出（郵送）、審査、メール・郵送等によるやりとりにより、審査が終わると、面談になります。会社の代表者もしくは委任された代理人（社内の方）が東京または大阪のPOLO事務所に出向きます。面談は英語となっており、申請者が通訳を準備しなさいとPOLOは言っています。この面談は書類の確認という意味合いです。面談が終了するとその場で、「合格（本部であるPOEAへの推薦）」の書類が発行され、それをフィリピンの人材会社を通じてPOEAに提出することにより、募集、採用活動が許可されます。また提出した契約書を守る義務が発生します。
４ 人材募集開始
POLOへの申告により、審査を経てフィリピンの人材会社に募集、採用活動の許可が出ます。
５ 人材紹介
弊社から、もしくはフィリピンの人材会社で探したものの中から適切な人材を雇用者にに順次紹介します。すでに、雇用者が人材を決めている場合は、このステップは不要になります。（それでも４までの手続きは必要です。）
６ 雇用者による人選
書類及びSKYPE等により人選を行って頂きます。場合によっては、フィリピンに出向いたり、日本に呼んだりします。
７ 入管申請
候補人材との間で雇用に合意すると、雇用条件提示書か雇用契約書にサインし、入管に在留資格認定証明書（C O E）の交付申請をします。給与は大卒初任給程度が必要です。雇用条件提示書か雇用契約書には被雇用者のサインは要りません。入管申請に必要な書類等は、他国の場合と同じで、フィリピン人にだけ適用されるようなルールはありません。必要な書類等は別途ご説明します。登記簿謄本はPOLO申請でも、こちらでも必要ですので、最初から２部ご用意ください。期間がおよそ２.５ヶ月と長期になりますので、注意が必要です。
８ 在留資格認定（在留許可）、フィリピンへの送付
通常の審査が行なわれ許可であれば証明書（C O E）が、雇用者に発行されます。有効期間は入国まで3月です。過ぎると再申請が必要で、またかなりの期間が必要になります。雇用者からか弊社からフィリピンの人材会社に証明書（C O E）を送付します。
９ Visa取得、出国、来日、入社
フィリピンでVisa（日本国入国査証）取得の手続きをすると同時にPOEAで海外就労許可証(OEC)を取得の手続きを行います。この際、海外就労のための講習、健康診断、海外保険の加入等も行われます。
ようやく来日、入社となります。これ以後は、他の外国人への対応と同じですが、フィリピン人の場合は、POLOが、本人に、入国後早い時期POLOへの登録を済ますことを求めています。（本人がします。）